在你開始策劃一場活動之前，你首先應決定是否該舉辦這次活動，如果決定舉辦，那么就要決定活動的規模，而活動規模取決于兩個要術：資金和目標。

    你應做的第一件事是確定你能為活動預備多少錢，即使最小創的活動也必須有資金保證。你可能會發現你的資金還不足以舉辦一場活動。等待有足夠資金再舉辦活動比活動開始后因資金不足而擱淺要好得多。

    如果資金沒有問題，那么你必須提前決定能花多少錢，然后按照預算來策劃活動。預先對費用作粗略估算很有必要，因為通常先要獲得上級部門對預算的批準，活動才能舉辦。下面列出的初步預算的樣本，將幫助你粗略估算出舉辦活動的主要費用：

    一般來說，你可以從供應商那里獲取你想購買的各種物品的書面報價，在初步預算得到批準后這些價格將會確定下來。

    下面是一個初步預算的樣本，它包括以下主要費用：邀請函、住宿、交通、會場租金、活動布置費用、食品、飲料、擺花、裝飾、音樂、娛樂、發言人、舞臺布置、視聽設備、燈光、特殊效果、攝影師、座位卡、菜單、禮品、保險、保安、勞務費、電費、宣傳材料、公關費用、翻譯費、郵寄和手續費、海關、工作人員的工資、各種雜費。

    制作一份詳細的清單，暫且不計費用，把所有可能需要的東西都包括進去，然后用彩筆標出其中必須列人的項目。剩下的項目可以在初步預算確定之后有選擇地補充進去。如果你的初步成本估算只包括了必有的項目，而總成本卻超出了預算，那么你就應該慎重考慮是否進一步實施預定計劃。如果初步估算遠未超過預算，你就可以開始添加那些備選項目了。

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